Vous venez de terminer votre manuscrit. Word > Enregistrer sous > PDF. Deux clics, c’est fait. Vous pensez pouvoir passer à la suite ? Pas si vite. Le PDF que vous venez de générer n’est probablement pas celui qu’attend votre bibliothèque universitaire pour le dépôt officiel. Et si votre fichier échoue au test FACILE du CINES, votre thèse n’est pas archivée — avec toutes les conséquences administratives que cela implique.
Depuis l’arrêté du 7 août 2006, puis confirmé par l’arrêté du 25 mai 2016, le dépôt officiel d’une thèse de doctorat en France passe par le circuit STAR (Signalement des Thèses, Archivage et Recherche) géré par l’ABES. Ce circuit exige un format précis : le PDF/A. Pas un PDF standard. Et la différence n’est pas cosmétique — elle conditionne la lisibilité de votre thèse dans 20, 50 ou 100 ans.
Dans ce guide, on détaille ce qu’est un PDF/A, en quoi il diffère d’un PDF classique, comment vérifier la conformité de votre fichier, et les erreurs les plus fréquentes qui font échouer un dépôt STAR. Les techniciens d’Impression-Thèse.com vérifient la conformité de plusieurs milliers de PDF chaque année : voici ce qu’on voit passer.
🎯 La réponse courte
Le PDF/A (ISO 19005) est un sous-ensemble du PDF standard conçu pour l’archivage long terme : toutes les ressources nécessaires à l’affichage (polices, profils colorimétriques, métadonnées) sont incorporées dans le fichier. Pour le dépôt STAR d’une thèse française, la version PDF/A-1b ou PDF/A-2b est acceptée. Un PDF standard exporté depuis Word sera généralement refusé au test FACILE du CINES. La conversion se fait en 2 minutes avec Acrobat Pro, ou gratuitement avec veraPDF, pdfcpu ou Ghostscript.
Ce qu’est un PDF/A (et pourquoi il existe)
Le PDF que vous manipulez au quotidien est un format souple : il peut contenir des vidéos, du JavaScript, des liens dynamiques, des polices non incorporées… et être irrécupérable dans 15 ans si l’une des ressources qu’il référence n’existe plus. C’est un problème pour un document administratif ou scientifique destiné à être conservé des décennies.
Le PDF/A, normalisé par l’ISO 19005 en 2005, apporte une garantie : tout ce dont le document a besoin pour s’afficher est embarqué dans le fichier lui-même. Polices, profils colorimétriques (pour l’impression), métadonnées structurées. Pas de liens externes, pas d’éléments actifs, pas de contenu dépendant d’un logiciel spécifique. Un PDF/A ouvert dans 50 ans s’affichera exactement comme aujourd’hui.
Les 3 versions de PDF/A : laquelle choisir ?
Version
Transparence
Calques
Fichiers attachés
Usage recommandé pour une thèse
PDF/A-1a / 1b
❌
❌
❌
Thèse classique en Word ou LaTeX, pas de transparence
PDF/A-2a / 2b / 2u
✅
✅
❌
Thèse avec figures modernes, logos avec transparence, illustrations
PDF/A-3a / 3b / 3u
✅
✅
✅
Thèse avec données jointes (Excel, CSV, XML) — sciences expérimentales
Les suffixes a, b, u désignent le niveau de conformité : a = accessibilité complète, b = basique (suffisant pour l’archivage), u = Unicode.
Pour la majorité des thèses françaises, PDF/A-1b ou PDF/A-2b font l’affaire. Si votre thèse contient des logos avec transparence, des schémas modernes exportés depuis Illustrator, ou des PDF vectoriels modernes, partez sur PDF/A-2b. Le PDF/A-3 est pertinent pour les thèses en sciences expérimentales qui joignent les jeux de données (bases CSV, tableurs Excel) directement dans le fichier.
Les différences de fond entre un PDF classique et les trois niveaux de PDF/A.
Pourquoi les bibliothèques universitaires exigent le PDF/A
L’enjeu pour les bibliothèques universitaires et l’ABES, c’est la pérennité. Votre thèse doit rester consultable à long terme, sans dépendre d’un logiciel propriétaire, d’un navigateur particulier ou d’une police installée sur le système de l’utilisateur. Le CINES (Centre informatique national de l’enseignement supérieur), à Montpellier, héberge une archive pérenne : il garantit la conservation des thèses pour des décennies, avec migration de format en cas d’évolution des standards.
Le test FACILE : le passage obligé avant archivage
FACILE est un service en ligne gratuit du CINES qui valide la conformité PDF/A d’un fichier avant son archivage. C’est cet outil que le circuit STAR utilise automatiquement lors du dépôt. Votre bibliothèque universitaire reçoit un rapport de validation qui indique si le fichier est valide, valide avec avertissement ou invalide. Un fichier invalide bloque l’archivage et vous oblige à retravailler le PDF.
Vous pouvez tester votre propre fichier sur facile.cines.fr avant de le déposer. C’est un réflexe à prendre : mieux vaut corriger une erreur de conversion en amont que de recevoir un rappel de la bibliothèque deux semaines avant la soutenance.
Le trajet complet de votre thèse après dépôt, du dépôt en bibliothèque universitaire à l’archivage pérenne au CINES.
Comment générer un PDF/A conforme
Depuis Word (Windows et Mac)
Fichier > Enregistrer sous > format PDF.
Cliquer sur Options (Windows) ou Préférences (Mac).
Cocher la case « Compatible ISO 19005-1 (PDF/A) » (ou « PDF/A » selon la version).
Valider et enregistrer.
Word génère un PDF/A-1b. Testez-le ensuite sur FACILE. Attention : si votre manuscrit utilise des polices non standard ou des caractères spéciaux non supportés, la conversion peut échouer silencieusement.
Depuis LaTeX
LaTeX ne génère pas de PDF/A natif : il faut utiliser le package pdfx. Ajouter au préambule :
\usepackage[a-1b,latxmp]{pdfx}
Puis générer les métadonnées XMP via un fichier monthese.xmpdata placé dans le même dossier que le .tex, contenant auteur, titre, mots-clés. Compiler avec pdflatex ou xelatex (éviter lualatex pour PDF/A-1b car certains glyphes ne sont pas compatibles). La classe ulthese (Université Laval) ou tumthesis gèrent cela nativement.
Depuis un PDF existant (conversion)
Vous avez déjà un PDF standard et vous voulez le convertir ? Plusieurs solutions :
Adobe Acrobat Pro : Fichier > Exporter vers > Autre format > PDF/A. Payant mais fiable.
veraPDF : validateur gratuit et open source, référence du secteur. Ne convertit pas mais valide.
Ghostscript : en ligne de commande, gratuit. gs -dPDFA=1 -dNOPAUSE -dBATCH -sProcessColorModel=DeviceRGB -sDEVICE=pdfwrite -o thèse-pdfa.pdf thèse.pdf.
pdfcpu : utilitaire en ligne de commande récent, multi-plateforme.
LibreOffice : Fichier > Exporter au format PDF > cocher « Archive PDF/A ».
« La possibilité de prévisualiser le manuscrit pour vérifier l’enchaînement des pages est très pratique. »
Alexandra Mallah, EHESS — Géographie-cités · 18/09/2025
Les 5 erreurs qui font échouer un PDF/A
1. Polices non incorporées
C’est la cause n°1 d’échec. Votre manuscrit utilise une police installée sur votre ordinateur, mais non embarquée dans le PDF. Sur un autre système où cette police n’existe pas, le fichier s’affiche avec une police de substitution, et la mise en page est décalée. Solution : vérifier sur Acrobat (Fichier > Propriétés > Polices) que toutes les polices apparaissent avec la mention incorporée ou incorporée comme sous-ensemble.
2. Images JPEG 2000 dans PDF/A-1b
Le PDF/A-1b n’autorise pas la compression JPEG 2000. Si votre manuscrit comporte des figures exportées en JPEG 2000, convertissez-les en JPEG classique ou PNG avant l’export PDF/A-1b. Alternative : passer en PDF/A-2b qui autorise JPEG 2000.
3. Transparence dans PDF/A-1
Si vous insérez des images avec canal alpha (PNG transparent), des logos en transparence ou des illustrations avec calques, le PDF/A-1 les rejette. Solution : aplatir les transparences avant export (Acrobat > Production > Aplatir), ou passer en PDF/A-2b qui les accepte.
4. Métadonnées XMP manquantes ou incohérentes
Le PDF/A exige des métadonnées structurées en XMP : auteur, titre, mots-clés, date de création. Si elles sont vides ou incohérentes, FACILE peut émettre un avertissement (pas toujours bloquant, mais à éviter). Solution : remplir les métadonnées dans Word (Fichier > Informations > Propriétés) ou dans le fichier .xmpdata de LaTeX avant export.
5. Profil colorimétrique absent
Le PDF/A impose qu’un profil colorimétrique soit déclaré (sRGB, Adobe RGB ou profil personnalisé). C’est généralement géré automatiquement, mais certains outils d’export peuvent l’oublier. Solution : utiliser Acrobat Pro pour ajouter un profil sRGB au besoin (Production > Convertir les couleurs).
PDF/A pour le dépôt, PDF classique pour l’impression ?
Question fréquente : le PDF/A que je déposerai à la bibliothèque, c’est le même que celui que j’envoie à l’imprimerie ? Pas forcément.
Pour le dépôt STAR : PDF/A obligatoire
Votre bibliothèque universitaire demandera un PDF/A-1b ou PDF/A-2b. C’est le fichier d’archivage pérenne, hébergé au CINES et signalé sur theses.fr.
Pour l’impression : PDF standard haute résolution suffisant
Pour l’impression papier de votre thèse, un PDF classique à 300 dpi avec polices incorporées suffit largement. Le PDF/A n’apporte pas d’avantage sur papier — il est pensé pour le numérique. En revanche, les contraintes techniques sont les mêmes : polices embarquées, figures en résolution suffisante, absence de contenu dynamique. Nos techniciens vérifient systématiquement ces points avant de lancer l’impression.
Conseil pratique : générer les deux versions d’un coup
Au moment de finaliser votre manuscrit, exportez deux versions :
these-depot.pdf au format PDF/A-1b pour la bibliothèque.
these-impression.pdf au format PDF standard avec polices incorporées, pour l’impression. Utile si vous voulez y intégrer des liens cliquables (table des matières interactive, renvois bibliographiques) qui ne survivraient pas à la conversion PDF/A stricte.
« Le responsable nous contacte s’il voit un souci d’impression. »
Sophie Meunier · 26/02/2026
Un PDF vérifié avant impression
Notre équipe vérifie polices incorporées, résolution des figures, marges, pagination avant lancement. Si on détecte un problème, on vous appelle — pas d’impression ratée envoyée chez le jury.
Si vous souhaitez diffuser vos données brutes avec votre thèse (bases de données, tableurs, fichiers sources), PDF/A-3b est le format de choix. Il permet d’attacher des fichiers de n’importe quel type (CSV, Excel, XML, JSON). Vos lecteurs pourront ouvrir la thèse et accéder directement aux données qui sous-tendent vos analyses. À coupler avec un dépôt sur un entrepôt scientifique (Recherche Data Gouv, Zenodo, HAL) pour la citation long terme.
Thèse confidentielle sous embargo
Votre thèse est sous embargo de 2 à 5 ans (clause de confidentialité, brevet). Vous devrez quand même fournir le PDF/A au moment du dépôt STAR : il est archivé au CINES mais non diffusé publiquement jusqu’à la fin de l’embargo. À la levée, theses.fr le rendra accessible. Assurez-vous que vos métadonnées n’incluent pas d’informations confidentielles (noms de partenaires industriels, données sensibles).
Thèse en cotutelle
En cotutelle France + étranger, le dépôt STAR côté français reste obligatoire. L’établissement partenaire étranger peut avoir ses propres exigences de format (parfois Microsoft Word .docx archivé à part). Vérifiez auprès de la bibliothèque universitaire des deux établissements avant la soutenance.
Thèse avec signature numérique ou formulaires
Les thèses contenant des formulaires interactifs ou des signatures numériques (rare mais possible pour les thèses d’exercice en médecine) doivent passer en PDF/A-2b qui les autorise (contrairement à PDF/A-1b qui les rejette).
Questions fréquentes
Ma bibliothèque universitaire refuse mon PDF, que faire ?
Demandez le rapport FACILE qui accompagne le refus. Il détaille les erreurs ligne par ligne. Les plus fréquentes : polices non incorporées, transparence non aplanie, métadonnées absentes. Corrigez dans votre source (Word, LaTeX), réexportez, retestez sur facile.cines.fr avant de redéposer.
Puis-je déposer un PDF/A après la soutenance ?
C’est même la règle. Vous déposez une première version avant la soutenance (pour la mise à disposition du jury), puis une version corrigée dans un délai de 3 mois après la soutenance — intégrant les modifications demandées par le jury. Cette version corrigée est celle qui est archivée au CINES et signalée sur theses.fr.
Le PDF/A me fait perdre les liens hypertextes ?
Non, les hyperliens sont conservés en PDF/A (tous niveaux). Ce qui est retiré : le JavaScript, les formulaires actifs, les transitions vidéo, les éléments 3D. Pour une thèse texte avec références cliquables et URL externes, le PDF/A-1b conserve l’essentiel.
Quelle taille maximum pour un PDF/A de thèse ?
Pas de limite théorique, mais le CINES recommande un fichier par thèse, en deçà de 500 Mo. Au-delà, scinder en plusieurs fichiers (volume principal, annexes, données). Les thèses en sciences de la santé ou en histoire de l’art avec beaucoup d’illustrations peuvent dépasser cette limite : demandez conseil à votre bibliothèque pour la meilleure organisation.
Dois-je payer un logiciel pour générer un PDF/A ?
Non, plusieurs options gratuites : LibreOffice (export PDF/A natif), Ghostscript (ligne de commande), veraPDF (validation), pdfcpu. Pour la conversion en une ligne, Ghostscript est le plus rapide. Pour un workflow professionnel sur mesure, Acrobat Pro offre le meilleur contrôle.
Dois-je tester mon PDF/A avec FACILE avant de le déposer ?
Fortement recommandé. Cela évite un aller-retour avec la bibliothèque universitaire et identifie les erreurs avant la phase critique de dépôt. Le test est gratuit, anonyme et prend moins d’une minute sur des fichiers jusqu’à 500 Mo.
Différence entre PDF/X et PDF/A ?
Le PDF/X est un format destiné à l’impression professionnelle (presses offset, quadrichromie, profils colorimétriques CMJN). Le PDF/A est destiné à l’archivage long terme. Ils sont incompatibles : un PDF/A n’est pas un PDF/X et vice versa. Pour une thèse, le PDF/A est ce qui vous concerne. Pour une impression haut de gamme en CMJN, certains prestataires demandent du PDF/X-1a ou PDF/X-4, mais c’est rarement requis pour l’impression de thèse classique.
Le bon réflexe en 4 étapes
Exportez votre manuscrit en PDF/A-1b depuis Word ou LaTeX (voir méthodes ci-dessus).
Testez le fichier sur facile.cines.fr pour valider la conformité avant dépôt.
Corrigez si nécessaire (polices non incorporées, transparences, métadonnées) et relancez un export.
Déposez-le à votre bibliothèque universitaire via le formulaire STAR de votre établissement. Le circuit fait le reste jusqu’à l’archivage au CINES et le signalement sur theses.fr.
Ce petit rituel technique est rarement expliqué aux doctorant·es. Pourtant, il conditionne la pérennité de votre thèse comme trace scientifique publique. Et, en prime, un PDF/A bien formé sera également un excellent PDF pour l’impression papier : polices solides, figures nettes, métadonnées propres.
Votre thèse entre de bonnes mains
PDF vérifié, imprimé, relié, livré Chronopost J+1 avant 13 h chez vous et chez chaque membre du jury. Tout ce qu’il faut pour transformer votre fichier en manuscrit papier prêt à défendre.
