Septembre. Le mois où les universités françaises redémarrent, où les salles de soutenance sont les plus convoitées, et où les ateliers d’impression tournent à plein régime. Vous prévoyez de soutenir votre thèse en septembre ? Vous n’êtes pas seul·e : c’est l’une des deux fenêtres de soutenance les plus fréquentes en France avec juin. Ce qui veut dire, concrètement, qu’il va falloir anticiper davantage que si vous souteniez un mardi de février.
Ce guide vous propose un rétroplanning de 45 jours, structuré autour des étapes qui ne pardonnent pas de retard : validation du PDF, dépôt STAR, commande d’impression, envoi aux rapporteurs, préparation de l’exposé oral. L’objectif n’est pas de tout faire en 30 jours — c’est de ne rien oublier, et d’arriver à la soutenance sereine.
🎯 La réponse courte
Pour une soutenance en septembre, démarrez la préparation en juillet. Finalisation PDF à J-45, interrogation du jury à J-30, dépôt STAR à J-21, commande d’impression à J-15, envoi aux rapporteurs à J-7. Les deux pièges du mois de septembre : les congés d’été de votre directeur·rice de thèse (prévoir des validations en juillet) et la saturation des ateliers d’impression en fin août.
J-45 : finaliser le manuscrit et le PDF
À 45 jours de la soutenance, votre manuscrit est dans sa version pré-finale : le contenu scientifique est arrêté, les chapitres sont complets, la bibliographie est quasi-définitive. C’est le moment d’entrer dans la phase de finalisation éditoriale, qui se décompose en trois chantiers parallèles.
1. Une passe typographique complète
Relire chaque page à l’écran pour traquer : veuves et orphelines, figures pixelisées, tableaux coupés, légendes décrochées, incohérences de pagination. Une passe de 2 à 4 jours selon la longueur de votre thèse. Pour aller plus vite, consultez notre guide des 5 erreurs de mise en page que les jurys détestent.
2. La génération du PDF pour dépôt et pour impression
Deux PDF à préparer en parallèle : un PDF/A-1b pour le dépôt STAR à votre bibliothèque universitaire (voir notre guide PDF/A), et un PDF haute résolution pour l’impression papier. Générer les deux en même temps évite les incohérences.
3. La validation finale par votre directeur·rice
C’est le piège du mois de septembre : votre directeur·rice est potentiellement en congés en août. Obtenez sa validation finale avant le 15 juillet. Si vous n’avez pas de marge, prévoyez un échange par mail ou téléphone en août, quitte à adapter le calendrier.
J-30 : interroger le jury et lancer les formalités
Un mois avant la soutenance, vous devez avoir une vision claire de deux choses : le nombre exact d’exemplaires à imprimer, et le planning précis des démarches administratives de votre école doctorale.
Envoyer un mail type à chaque membre du jury
Objet : « Thèse de doctorat — format souhaité pour votre exemplaire ». Corps du mail : rappel de la date de soutenance, demande de préférence (papier ou numérique), adresse postale à privilégier pour la livraison, éventuellement délai idéal avant la soutenance. Conservez les réponses écrites : c’est votre justificatif si quelqu’un demande un exemplaire de dernière minute.
Pour savoir combien d’exemplaires commander une fois les réponses reçues, consultez notre guide « Combien d’exemplaires imprimer en 2026 ? » qui détaille le calcul par profil de doctorant·e.
Valider avec l’école doctorale les formalités administratives
- Composition du jury officielle : vérifier que la nomination est signée et transmise à l’ED.
- Date et lieu de soutenance confirmés : salle réservée, créneau validé avec chaque membre.
- Autorisation de soutenance : signée par votre directeur·rice et le responsable de l’ED.
- Formulaire d’autorisation de diffusion : pour theses.fr et éventuellement HAL.
J-21 : valider le PDF sur FACILE et déposer sur STAR
Trois semaines avant la soutenance, votre PDF/A doit être déposé à votre bibliothèque universitaire via le circuit STAR. C’est une étape souvent sous-estimée dans sa durée — mais incontournable pour que votre soutenance soit valable administrativement.
Le test FACILE avant dépôt
Testez votre PDF sur facile.cines.fr avant de soumettre. Un PDF invalide entraîne un aller-retour avec la bibliothèque, potentiellement plusieurs jours perdus. Les erreurs les plus fréquentes : polices non incorporées, transparences dans PDF/A-1, métadonnées manquantes.
Métadonnées et résumés pour theses.fr
La bibliothèque universitaire aura besoin :
- Résumé en français (1 500 à 4 000 caractères typiquement).
- Résumé en anglais (même longueur ou approchante).
- Mots-clés (5 à 10, en français et anglais). Certaines universités demandent des mots-clés Rameau (la liste d’autorité de la BnF), d’autres acceptent des mots-clés libres.
- Titre en français et en anglais.
J-15 : passer la commande d’impression
Votre manuscrit est validé. Les réponses du jury sont reçues. L’école doctorale a confirmé la date. C’est le moment de lancer l’impression. Ce délai de 15 jours peut paraître large, il est en réalité calibré pour absorber les imprévus.
Pourquoi pas plus tard que J-15 ?
- Préparation et vérification PDF : 24 à 48 h selon le moment de dépôt et la complexité.
- Impression et reliure : 2 à 4 jours ouvrés selon volume, reliure choisie et couverture.
- Livraison Chronopost J+1 avant 13 h vers toutes les adresses.
- Marge pour imprévu : 3 à 5 jours pour une éventuelle correction et réimpression.
En septembre, les ateliers d’impression gèrent un pic d’activité fin août / début septembre. Commander à J-10 au lieu de J-15, c’est prendre un risque : les délais d’impression peuvent se tendre, et en cas d’erreur sur le PDF découvert tardivement, vous n’avez plus de marge.
« Commandés dimanche 15 février, les 30 exemplaires m’ont été livrés le mercredi 18 février matin. »
Thierry Moné, La Sorbonne — Histoire · 18/02/2026
Commande groupée en multi-adresses : le bon réflexe
Au lieu de commander et de réexpédier manuellement, utilisez le service multi-adresses : vous indiquez l’adresse de chaque destinataire (rapporteurs, bibliothèque, domicile personnel, labo, famille), nous expédions directement. Inclus dans le devis, temps gagné, sérénité.
Devis en 30 secondes, livraison avant soutenance
Déposez votre PDF, renseignez le nombre d’exemplaires et les adresses de livraison.
Impression, reliure et Chronopost J+1 inclus. Verification du PDF par nos techniciens avant lancement.
J-10 à J-7 : vérifier et envoyer aux rapporteurs
Les exemplaires sont imprimés, livrés, et vous en avez un entre les mains. C’est le moment de vérifier deux choses avant l’envoi final.
Vérifier la qualité à réception
- Ouverture et pliage : la reliure tient-elle ? Le manuscrit s’ouvre-t-il confortablement ?
- Couverture : titre, nom, université, date correctement imprimés ?
- Pages intérieures : feuilletez rapidement pour détecter une éventuelle erreur d’impression (pages manquantes, décalage).
- Figures couleur : la qualité des illustrations correspond à l’attendu ?
Si vous détectez un problème, contactez immédiatement l’imprimerie. Chez Impression-Thèse.com, un réassort express en 48 h est possible avec des frais de mise en route réduits pour les client·es ayant déjà commandé.
Envoyer les exemplaires aux rapporteurs externes (ou laisser la multi-adresses le faire)
Si vous avez utilisé le service multi-adresses, cette étape est déjà faite — vos rapporteurs reçoivent directement leur exemplaire. Sinon, expédiez-les par Chronopost J+1 pour garantir la réception 7 jours avant la soutenance minimum. Les rapporteurs ont traditionnellement besoin de cette semaine pour rédiger leurs rapports de pré-soutenance.
« La possibilité d’envoyer aux différents membres du jury est économique et très pratique. »
Sixtine Deroure, Paris 1 Panthéon Sorbonne — UMR · 17/10/2025
J-7 à J-3 : la préparation orale
Vos exemplaires sont chez les rapporteurs. Ils lisent, annotent, préparent leurs questions. C’est à votre tour d’entrer dans la phase de préparation orale, qui n’est pas moins importante.
L’exposé oral en 30 à 45 minutes
La règle implicite : 30 minutes en sciences dures, 40 à 45 en SHS. Préparez un support visuel (diapositives) minimaliste et lisible à 3 mètres. Répétez votre exposé 3 à 5 fois : une fois seul·e au chronomètre, une fois devant un·e collègue, une fois devant une caméra pour vous corriger.
Les questions pièges à anticiper
Listez 10 questions que vous redoutez. Préparez une réponse de 2 minutes pour chacune. Relisez les rapports de pré-soutenance quand ils arrivent — généralement entre J-5 et J-2 — pour anticiper les remarques du jury.
Cas particuliers : quand le rétroplanning s’adapte
Soutenance à l’étranger ou en visio
Cas fréquent post-2020. Si la soutenance est partiellement ou totalement en visio, plusieurs ajustements : (1) tester la salle et les outils en amont (caméra, son, partage d’écran), (2) envoyer les exemplaires papier plus tôt si un·e membre du jury est à l’étranger — Chronopost International met 2 à 4 jours selon la destination, (3) prévoir un numéro de secours pour joindre les membres en cas de problème technique le jour J.
Soutenance avec cohabitation de fuseaux horaires (cotutelle)
En cotutelle avec un pays éloigné (Brésil, Japon, Australie), le jury mixe des membres présentiels et distants. Rétroplanning à décaler d’une semaine en amont : les livraisons internationales prennent plus de temps, et les validations administratives à deux établissements multiplient les allers-retours.
Soutenance d’urgence (moins de 30 jours)
Cela arrive : décision tardive de l’école doctorale, composition de jury qui se débloque au dernier moment. Dans ce cas, comptez en priorité : (1) validation directeur·rice + dépôt STAR sur 7 jours, (2) commande d’impression en express 48-72 h, (3) envoi aux rapporteurs par Chronopost J+1 en France. Prévenir notre atelier par téléphone en amont permet d’anticiper le créneau dans nos rotations d’impression.
Soutenance avec directeur·rice en congés
Piège classique pour les soutenances de septembre. Si votre directeur·rice est injoignable en août, obtenez sa validation finale à la mi-juillet, archivez sa réponse écrite, et enchaînez les étapes administratives en son absence. Le secrétariat d’ED peut souvent débloquer les formalités sans sa signature active si la validation écrite existe.
Questions fréquentes
Peut-on passer commande d’impression si le jury n’a pas encore répondu pour le nombre d’exemplaires ?
Oui, avec une commande « base » (5-6 exemplaires couvrant votre usage personnel, la bibliothèque, le labo) et une commande complémentaire dès que le jury confirme. Le différentiel de prix est minime (voir notre FAQ tarifaire), mais cela évite de bloquer le calendrier en attendant les réponses.
Mon école doctorale m’impose un dépôt papier 15 jours avant la soutenance. Cela change-t-il le rétroplanning ?
Oui. Dans ce cas, avancez toutes les dates de 7 jours : commande d’impression à J-22, dépôt papier à J-15, et démarrez donc la finalisation manuscrit à J-50 au lieu de J-45. Quelques écoles doctorales (notamment en droit et en médecine) ont conservé cette exigence.
Quand démarrer la préparation de l’exposé oral ?
Vers J-30, en parallèle de la commande d’impression. Les diapositives se préparent sur 1 à 2 semaines, les répétitions sur 3 à 5 jours. Démarrer plus tôt risque de sur-répéter et de perdre la fluidité le jour J.
Puis-je modifier mon manuscrit après l’avoir envoyé aux rapporteurs ?
Non, sauf erreur majeure à signaler par mail. Le manuscrit que les rapporteurs reçoivent doit être la version définitive pré-soutenance. Les corrections demandées par le jury seront intégrées dans une version post-soutenance déposée dans un délai de 3 mois.
Que faire si un colis Chronopost n’arrive pas à temps ?
Chez Impression-Thèse.com, 80 % des colis sont livrés en J+1. En cas de retard exceptionnel, nous relancons Chronopost directement et pouvons réimprimer/ré-expédier en urgence. Contactez-nous dès que vous constatez un retard — plus tôt nous sommes prévenus, plus nous avons de marge.
Rétroplanning strict ou marge incluse ?
Toujours avec marge. Notre retour d’expérience : 1 à 2 imprévus surgissent sur 3/4 des soutenances que nous accompagnons. Le rétroplanning J-45 inclut une marge de 3 à 5 jours par étape. Si tout roule, vous arrivez à la soutenance serein·e. Si un problème surgit, vous avez de quoi réagir.
Septembre en pratique : pourquoi c’est différent
Les soutenances de septembre concentrent deux contraintes : les congés d’été qui gèlent une partie des validations en août, et la saturation des ateliers d’impression en fin août / début septembre. Une seule règle : anticiper au moins une semaine de plus. Démarrer à J-50 plutôt qu’à J-45, valider la commande d’impression en milieu de mois plutôt qu’en fin de mois, s’assurer que les rapporteurs sont rentrés de congés avant d’envoyer les exemplaires.
Les doctorant·es qui soutiennent en septembre et qui ont bien anticipé vivent généralement leur soutenance de façon moins stressée que leurs collègues de juin — qui doivent tout boucler avant les vacances. C’est un atout, si vous l’utilisez.
Soutenance en vue ?
Déposez votre PDF sur notre configurateur, ajustez le nombre d’exemplaires, renseignez les adresses de livraison multi-adresses.
Impression, reliure, Chronopost J+1 : on s’occupe de tout pendant que vous préparez l’exposé.
